Retour au bureau : que faire quand vos espaces arrivent à saturation ?
Let’s Talk AMO
Par Anne-Sophie Lancelin, Directrice du pôle AMO – Auris
Depuis la crise sanitaire, les modes de travail ont profondément évolué. Le télétravail s’est installé durablement dans de nombreuses entreprises, le plus souvent sous une forme hybride. En France, près d’un salarié sur quatre télétravaille aujourd’hui au moins occasionnellement, avec en moyenne un à deux jours par semaine.
Dans le même temps, beaucoup d’organisations ont revu leur stratégie immobilière. Réduction des surfaces, flex office, mutualisation des postes, arbitrages sur les baux… Ces décisions ont permis d’adapter les bureaux à de nouveaux usages, souvent dans un contexte d’incertitude et de pression sur les coûts.
Or, depuis quelques mois, une tendance se dessine clairement : une augmentation globale de la présence au bureau, selon des modalités variables d’une entreprise à l’autre.
Maintien de l’hybride, ajustement des jours télétravaillés et parfois tout simplement la fin du télétravail pour tous.
Dans des bureaux dimensionnés pour des taux de présence plus faibles, la question de la capacité se pose à nouveau : que faire quand vos espaces arrivent à saturation, alors même que votre immobilier a été optimisé ces dernières années ?
Quand la saturation des espaces devient un vrai signal d’alerte
Sur le terrain, je constate que la saturation des espaces s’installe rarement de manière brutale. Elle apparaît par pics successifs, souvent à la faveur d’évolutions organisationnelles. Les signaux sont connus : difficulté à trouver un poste certains jours, salles de réunion saturées, espaces informels détournés de leur usage, niveau sonore en hausse. Progressivement, le confort se dégrade et l’expérience utilisateur se fragilise.
Je m’aperçois que ces situations concernent des entreprises aux trajectoires très différentes — maintien de l’hybride, réduction du télétravail ou retour plus marqué en présentiel — mais avec un point commun : des jours de forte affluence de plus en plus fréquents, dans des bâtiments qui n’ont pas été conçus pour les absorber durablement.
Face à cette situation, la tentation est grande d’agir dans l’urgence. Ajouter des postes là où c’est encore possible, densifier sans revoir l’ensemble, lancer des travaux ponctuels… Ces réponses peuvent sembler efficaces à court terme, mais elles déplacent souvent le problème plutôt qu’elles ne le résolvent. Car densifier un espace ne consiste pas uniquement à réduire la surface par poste : cela entraîne des impacts en chaîne sur les circulations, la sécurité incendie, les sanitaires, les installations techniques ou encore les conditions d’exploitation.
Dans ce contexte, se focaliser uniquement sur le budget travaux est un autre écueil fréquent. Or, le coût réel d’une décision dépasse largement ce poste : continuité d’activité, phasage en site occupé, prestations annexes, exploitation future.
Face à la saturation des espaces : les bons réflexes pour engager des travaux pertinents et durables
Face à la saturation des espaces, une lecture claire de la situation est un préalable pour engager des travaux pertinents.
1. Partir des usages pour cadrer le projet
Lorsque les espaces arrivent à saturation, les entreprises disposent déjà d’une connaissance fine de leurs usages pour mettre en perspective et éclairer les décisions à venir. Observer les niveaux de présence, les variations dans le temps et les espaces les plus sollicités permet de qualifier la situation et de distinguer une tension ponctuelle d’un besoin plus structurel. Cette lecture partagée constitue un socle solide pour engager des travaux adaptés aux usages réels.
2. Appréhender la capacité du bâtiment dans sa globalité
Lorsque la capacité des espaces est interrogée, une approche pertinente consiste à dépasser la seule question du nombre de postes. La capacité d’un bâtiment s’apprécie de manière globale, en intégrant les circulations, la sécurité incendie, les sanitaires, les installations techniques et les conditions d’exploitation.
Dans ce cadre, des expertises comme l’étude capacitaire permettent d’évaluer ce que signifie concrètement une évolution des ratios de surface par poste, et de vérifier si le site peut absorber ces changements dans de bonnes conditions, sur le plan réglementaire comme fonctionnel.
3. Construire des scénarios pour éclairer la décision
Face à une situation de saturation, l’expérience montre que la construction de plusieurs scénarios est un levier puissant d’aide à la décision. Optimisations de l’existant, réaménagements ciblés, travaux plus structurants ou solutions transitoires peuvent ainsi être comparés.
Chaque scénario est analysé selon des critères clairs : coûts globaux, délais, risques, impacts sur les utilisateurs et continuité d’activité. Cette approche permet au maître d’ouvrage de choisir la solution la plus adaptée à son contexte, plutôt que de répondre dans l’urgence.
4. Prendre du recul à l’échelle de l’actif pour éviter les décisions à courte vue
Lorsque la saturation des espaces conduit à engager des travaux, il est essentiel de prendre du recul et d’élargir la réflexion à l’échelle de l’actif dans son ensemble.
Au-delà de la réponse capacitaire immédiate, ces projets peuvent être l’opportunité d’intégrer des enjeux réglementaires et environnementaux structurants, tels que les obligations liées au décret tertiaire, l’amélioration de la performance énergétique, ou encore l’atteinte de nouveaux objectifs environnementaux inscrits dans une démarche HSE.
Anticiper ces sujets dès la phase de scénarios permet ne pas avoir à refaire des travaux 2 fois, de sécuriser les investissements et de garantir la cohérence des travaux dans le temps. Cette approche globale transforme une contrainte ponctuelle en un levier d’amélioration durable de la performance du bâtiment.
5. Intégrer dès l’amont la réalité du site occupé
Dans les environnements tertiaires, les projets liés à la saturation des espaces se déroulent le plus souvent en site occupé. Une approche experte consiste donc à intégrer dès l’amont les enjeux de phasage, de nuisances et de continuité d’activité.
Cette anticipation conditionne largement la faisabilité opérationnelle du projet et son acceptabilité par les utilisateurs.
6. Prendre en compte l’adhésion des utilisateurs
Les projets d’aménagement impactent directement les conditions de travail. Une démarche pertinente intègre ainsi la dimension humaine : communication, pédagogie et accompagnement au changement contribuent fortement à la réussite du projet, en particulier lorsque les espaces évoluent ou se densifient.
7. Concevoir des solutions évolutives dans le temps
Enfin, dans un contexte d’usages encore évolutifs, la capacité à concevoir des aménagements réversibles et adaptables constitue un critère de décision à part entière. L’objectif est de répondre à une situation de saturation tout en préservant la capacité d’évolution future du parc immobilier.
Le rôle de l’AMO : accompagner pour anticiper plutôt que subir
Dans ces contextes, l’AMO agit comme un tiers de confiance, en apportant méthode, recul et sécurisation des choix. Lorsque les espaces arrivent à saturation, ce n’est jamais un hasard : c’est souvent le signe que les usages ont évolué plus vite que l’outil immobilier. Plutôt que de subir cette situation, elle peut devenir une opportunité de reposer les bases, d’anticiper les évolutions futures et de faire de l’immobilier un véritable levier au service des usages et de la performance globale. C’est précisément dans ces moments de tension que l’accompagnement AMO prend tout son sens.
Anticiper ces situations, plutôt que les subir, reste aujourd’hui l’un des leviers majeurs pour sécuriser les projets immobiliers des entreprises.
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